Še ne dolgo nazaj je direktor znanega slovenskega podjetja iskal novo poslovno sekretarko. Pritoževal se je, da je to v zadnjih nekaj letih že tretja, ki jo išče. Ko sem malo povrtala, kako to, da mu tako uhajajo, pa je jasno in glasno povedal, da se on pa že ne bo prilagajal nobeni tajnici. Ona mora biti tisti, ki se mora prilagajati! Ona je tista, ki mora najti ta pravi odnos z njim …
Še dolgo potem sem o tem razmišljala. Je res tako? Ali direktorji res nič ne doprinesejo k temu, da je odnos ali dober ali slab. Je že res, da je direktor hierarhično nad poslovno sekretarko in seveda tudi nad ostalimi zaposlenimi in da mu že sam položaj dopušča, da se mu morajo predvsem drugi prilagajati. Pa vendar, ali ne predstavljajo vsi zaposleni del tima? Ali nimajo prav vsi v tem timu enakega cilja – uspešnost podjetja? In ali ni prav poslovna sekretarka tista, ki je najbližja direktorju? In ali ne potrebuje prav vsak direktor ob sebi zanesljive desne roke, ki v ozadju drži niti dogajanja skupaj in ga podpira v vseh administrativnih, organizacijskih, logističnih in drugih zadevah. Verjetno se boste strinjali z menoj, da njeno delo in osebnost pomembno vplivata na kakovost, organiziranost in vzdušje v delovnem okolju in ne nazadnje tudi na uspešnost direktorjevega dela. Ko sem malo povprašala svoje znance, direktorje, kaj vse pričakujejo od svojih poslovnih sekretark, sem dobila naslednji seznam kompetenc:
Samostojnost, samoiniciativnost, zanesljivost, natančnost, odgovornost, točnost, organiziranost, redoljubnost, prijaznost, vljudnost, sposobnost empatije, pozitiven pogled na življenje in iskren nasmeh. Njena povezovalna vloga pri urejanju urnika in usklajevanju terminov ji narekuje odlično poznavanje vsebine dela in notranje organiziranosti podjetja, saj ji to pomaga pri določanju prednostnih nalog in sogovornikov. Sogovorniki so velikokrat zahtevni, zato se od poslovne sekretarke pričakuje, da s čustveno inteligenco in potrpežljivostjo vzpostavi pomirjujoč odnos. Tudi v napetih trenutkih mora ohraniti mirno kri in se v nepredvidljivih razmerah odzvati trezno in hitro. Nedvomno so pomembne komunikacijske veščine, spretno izražanje v materinem jeziku in tudi poznavanje tujih jezikov
Če strnemo: biti dobra poslovna sekretarka je rezultat spleta značajskih lastnosti, primerne izobrazbe in priučenih znanj in veščin. Veliko kompetenc, kajne, in da, kljub temu še nekaj manjka … Ja, to, kako naj sodeluje z direktorjem - z vami torej!
Vsaka dobra poslovna sekretarka bo skušala upravljati odnos z vami, ne pa ga prepustiti naključju. Zaveda se namreč, da je ona tisti del odnosa, na katerega ima vpliv. Pozna svoje prednosti, slabosti in osebni slog. Ve, da so si ljudje po značaju, naravi dela in načinu vedenja različni. Prav tako se zaveda, da ne more spremeniti vaše temeljne osebnostne strukture. Bo pa skušala čim prej ugotoviti, kaj ovira ali olajšuje delo z vami, vaše močne in šibke točke, vaš način dela in katere potrebe so pri sodelovanju z vami v ospredju. Včasih ji to uspe hitro, včasih pa tudi ne. Včasih steče sodelovanje, lahko pa se tudi zatakne. Najlažje bi seveda bilo, če bi ji direktor povedal, kaj od nje pričakuje, kakšno podporo želi, kaj mu ustreza in kaj ne ter skupaj z njo določil potek procesov, ki omogočajo dobro sodelovanje. Gre preprosto za proces zavestnega dela, ki vodi k boljšim rezultatom zanj, zanjo in za organizacijo kot celoto. Pa tega direktorji največkrat ne storijo. In potem so razočarani nad poslovno sekretarko in ji očitajo, da se ona ne zna prilagajati, pa se lahko še tako trudi in lahko ima prav vse zgoraj naštete kompetence. Žal pa tudi ona nima sposobnosti videti direktorju v glavo. Pogosto so ji edine smernice le njegovi odzivi.
Sodelovanje pa mora:
- temeljiti na medsebojnem spoštovanju, razumevanju, zaupanju, odkritosti in soodvisnosti;
- ustrezati slogu in osebnim preferencam obeh;
- imeti skupna pričakovanja;
Za dober odnos veljajo splošna pravila dobrega komuniciranja:
- aktivno poslušanje;
- postavljanje vprašanj namesto trditev;
- izražanje čustev;
- spoznavanje in upoštevanje osebnostnih preferenc sogovornika;
- preverjanje, ali smo bili pravilno razumljeni;
- branje nebesedne govorice;
- ustrezno reševanje konfliktov.
Ste se morda kdaj vprašali, kaj vse mora poslovna sekretarka vedeti o vas, da se nauči »pravega« sodelovanja z vami?
- vaše prednosti in slabosti;
- pritiske, ki ste jim izpostavljeni od zgoraj, spodaj , s strani;
- cilje organizacije, vaše osebne cilje, prednostne naloge in pričakovanja;
- kaj vam je všeč, kaj sovražite, kaj prezirate in občudujete;
- ali informacijo laže sprejemate pisno ali slišno;
- kako najlaže predelujete informacije (po telefonu, na štiri oči, sam, v pisni obliki);
- vaše predsodke in strahove;
- s kakšnimi omejitvami se srečujete;
- kako vam pri tem lahko pomaga;
- kdaj postanete nepozorni in nepotrpežljivi;
- kako se odzovete na pohvale;
- kako se odločate in kako rešujete konflikte;
- vaš osebnostni profil.
Kot vidite, mora vaša poslovna sekretarka ne samo dobro obvladati svoj delo, temveč mora zelo dobro poznati tudi vas. Ali ne bi bilo veliko lažje, če bi že takoj na začetku vedela, kako z vami sodelovati, ne pa da se le-tega mora naučiti iz izkušenj, dobrih in slabih. Veliko neprijetnim situacijam, zadregam in zameram bi se lahko izognili oz. preprečili, če bi upoštevali, da je odprta in neposredna komunikacija najpomembnejši člen med direktorjem in poslovno sekretarko. Zato se ne izogibajte skupnim pogovorom, temveč jih spodbujajte, še posebej z vsakodnevnimi kratkimi rutinskimi sestanki. Poslovne sekretarke mu rade rečejo »direktorjevih pet minut«. S tem daste vaši poslovni sekretarki vsaj enkrat na dan možnost, da ima vašo polno pozornost in vam sporoči vse, kar je pomembno za vas. In seveda tudi obratno, vi lahko njej posredujete informacije, ki jih mora imeti ona.
Vi lahko izveste podrobnosti:
- o nalogah, ki zahtevajo vašo takojšnje ukrepanje;
- o nerešenih zadevah;
- o trenutnih zadevah;
- kdo, kaj in kdaj želi od vas;
- in drugo.
Vi lahko njej posredujete:
- naloge, ki jih mora opraviti z vašim dovoljenjem;
- vaše prioritetne želje;
- informacije, ki jih potrebuje, da lahko nemoteno nadaljuje s svojim delom;
- vaše dogovorjene sestanke in službene poti, da vam lahko uredi, kar boste potrebovali in da seveda ve, kdaj boste odsotni;
- in drugo.
Tudi naslednji nasveti pripomorejo k optimizaciji vašega sodelovanja:
- Prepustite poslovni sekretarki naloge, ki sodijo med njena opravila!
- Ne postopajte po načelu: Tisti, ki več zasluži, ima prav!
- Če prihajate v pisarno prej kot vaša poslovna sekretarka, ji prepustite odpiranje pošte, da bo tako ohranila pregled nad dogajanjem!
- Če odidete iz pisarne, poslovni sekretarki povejte, kje ste dosegljivi in /ali kdaj se boste predvidoma vrnili!
- Ne dogovarjajte se za roke in sestanke, ne da bi o tem obvestili poslovno sekretarko!
- Ne zakopljite dokumente med papirje na svoji mizi ali v predal, sploh pa ne v svojo aktovko!
- Ne dajajte dokumentov iz rok, ne da bi poslovni sekretarki povedali, komu ste jih dali! Sploh ni pošteno, da se delate nevednega in ji očitate, da jih je založila.
- Poslovni sekretarki po možnosti pravočasno povejte, kdaj bo morala opravljati nadurno delo!
- Premislite o predlogih, ki vam jih ponuja poslovna sekretarka glede hitrejših in učinkovitejših delovnih metod, in jih uresničite v praksi!
- Ne zadušite vsake pobude in samostojnega ravnanja že v kali samo zato, ker zamisli niste predlagali vi!
- Poslovno sekretarko informirajte kolikor mogoče izčrpno!
- Prilagodite zahteve resničnim umskim zmogljivostim poslovne sekretarke. Verjetno boste naleteli na skrite sposobnosti in zmogljivostne rezerve!
- Od časa do časa s prijaznimi besedami dajte priznanje njenim prizadevanjem!
- Če je treba, poslovno sekretarko kritizirajte na štiri oči – stvarno, konstruktivno in vljudno!
- Svoji poslovni sekretarki zaupajte!
