Digitalne tehnologije so v zadnjih desetletjih omogočile poseben prostor in načine komunikacije med zaposlenimi znotraj organizacije in med podjetjem ter zunanjim okoljem. Nekatere navade in običaje smo v digitalnem prostoru prevzeli iz starih, analognih komunikacijskih časov, nekatere druge značilnosti pa so tipično novodobne. Obvladovati moramo oboje. Praksa tudi kaže, da največ nesporazumov in zastojev v delovnih procesih nastaja ravno zaradi slabe notranje komunikacije. Večina podjetij bolje obvlada poslovno korespondenco s strankami in poslovnimi partnerji kakor sporočanje med zaposlenimi.
Prevladujoča je elektronska pošta
Morda najbolj tipičen primer je elektronska pošta (e-mail), ki spada med najstarejše načine digitalne komunikacije, še vedno pa je zelo pogosta, običajno prevladujoča oblika v podjetjih. Elektronska pošta je v najčistejši obliki prevzela značilnosti »papirnatih« oblik komunikacije in jo prenesla v digitalni svet. Dobro je torej, da v e-pošti upoštevamo vsa pravopisna in oblikovna pravila, obenem pa imamo v mislih prejemnike naših sporočil. Slovnična pravila pisanja so morda večkrat videti, kot da so sama sebi namen. Pravila bistveno pripomorejo k preglednosti, nedvoumnosti in slogu pisanja. Čeprav pišemo sodelavcu v sosednjo pisarno, bomo uporabljali veliko začetnico in osnovna, najbolj pogosta ločila (vejico, piko, vprašaj), ob tem pa uporabljali preprost, razumljiv in nedvoumen jezik.
V telo besedila elektronske pošte ne pišemo dolgih analiz, opomb, navodil, saj na ta način izgubljamo bistvo sporočila in bomo prejemnika zmedli. Sporočilo bo za branje nepregledno in utrujajoče. V splošnem velja, da so besedila e-pošte, ki so daljša od tisoč znakov, nepregledna in naš naslovnik ne bo zaznal potencialno pomembnih informacij. Veliko ljudi, ko odpre e-pošto ter zagleda dolgo in nepregledno besedilo, tega sploh ne prebere! Vsa daljša besedila moramo posebej strukturirati v dokument, ki ga pripnemo e-pošti – pošljemo v priponki. Prejemnika v telesu sporočila seveda posebej opozorimo na priponko.
Tudi dokument v priponki mora slediti pravopisnim pravilom ter načelom jedrnatosti in razumljivosti. Na splošno tudi pri komunikaciji z elektronsko pošto velja: »Manj je več«! Del vaše podobe naj postane upoštevanje pravopisa in dober, jedrnat slog pisanja. Na ta način boste učinkoviti, sodelavci pa ne bodo zavijali z očmi, še preden bodo kliknili na e-pošto z vašim imenom. Omenili smo že, da moramo imeti v mislih prejemnike sporočil, ki jih pošiljamo. Besedilo vedno pišemo in oblikujemo tako, da se sproti sprašujemo, ali bomo pravilno razumljeni in ali bomo dosegli komunikacijski cilj.
Z nekaj vaje in prakse, torej rednim pisanjem, to ni težko in nam bo prišlo v navado. Izjemno pomemben pa je tudi izbor naslovnikov sporočila. Tisti, ki misli, da večje število naslovnikov samodejno dviguje pomembnost nekega sporočila, je v veliki zmoti. Sodelavci, ki se jih sporočilo ne tiče, tega ne bodo brali. Vzeli jim bomo dragoceni čas, jih naredili zmedene in negotove, o nas pa si bodo mislili, da ne vemo, kaj bi radi. To velja tako za glavne naslovnike kot tiste, ki jih damo v vrstico »v vednost«. Vsaka odvečna, pa čeprav še tako preprosta informacija, še posebej pa daljša sporočila, po nepotrebnem obremenjujejo sodelavce, če ne poznajo ali ne uspejo prepoznati bistva sporočila.
In nikoli ne pozabimo: e-pošta lahko v nekaj minutah zaokroži po podjetju in nikoli ne vemo, kdo jo bo komu posredoval znotraj kolektiva ali izven organizacije. Po pomoti, za šalo, iz neznanja ali nagajivosti …, ni pomembno. Zavedajmo se: sleherno elektronsko sporočilo je dokument, ki ostaja v digitalnem prostoru in ga je možno razmnožiti ali priklicati z nekaj kliki.
Previdnost naj bo tudi tu – mati modrosti!
Igor Ambrožič
