STROKOVNO

Kako učinkovita je vaša informacijska podpora pri vodenju projektov? In kakšno orodje bi bilo za vas popolno? Če v vašem podjetju še ne uporabljate sistema za upravljanje procesov ali projektno vodenje, se najbrž ubadate s težavami, kot so slaba komunikacija, ključne informacije so izgubljene nekje v arhivih e-pošte, prenos mehkih znanj med zaposlenimi je slab, zaposleni ne najdejo dokumentov, povezanih s projektom, za poročanje strankam so potrebne dolgotrajne analize dela.

 

Kakovostno orodje ne more odpraviti vseh vaših težav, lahko pa vidno izboljša vašo učinkovitost.

Ne glede na to, ali v vašem podjetju prevladuje projektno delo ali zaposleni vsakodnevno opravljajo večinoma tipične naloge, se je koristno zavedati pomena informacijske podpore pri upravljanju teh procesov. Na trgu je veliko programske opreme, ki ponuja podporo pri projektnem vodenju. Kaj od takšnega orodja pričakujete vi kot vodja ali kaj potrebujejo vaši zaposleni?

Nemec Pečjak (2011) je opravil analizo funkcionalnosti več kot 100 informacijskih sistemov za projektno vodenje.

Funkcionalnosti je razdelil v naslednje sklope:

  • podpora skupinskemu delu (Collaborative software),
  • sistem sledenja problemom (Issue tracking system),
  • terminiranje (Scheduling),
  • obvladovanje nabora projektov (Project Portfolio Management),
  • obvladovanje virov (Resource Management),
  • obvladovanje dokumentacije (Document Management),
  • spletna aplikacija (Web-based).

Dobro orodje naj bi podpiralo čim več oziromo vse naštete funkcionalnosti

Torej načrtovanje časa, upravljanje virov, podporo za izmenjavo in hranjenje dokumentacije, podporo pri odločitvah itn. ali omogčanje integracije uveljavljenih sistemov, kot so sistem ERP (Enterprise Resource Planning), dokumentni sistem DMS (Document Management System), sistem CRM (Customer Relationship Management) in drugi za poslovanje pomembni sistemi. Hkrati je zelo koristno, če orodje podpira delo s tabličnimi računalniki in pametnimi telefoni. 

Pri takšnem številu funkcionalnosti, ki jih aplikacija lahko omogoča, pa ne smemo zanemariti uporabnikov in uporabnosti same aplikacije.

Za zaposlene je predvsem pomembno, da imajo vse podatke, ki so pomembni za izvajanje naloge, so pravočasno obveščeni o tem, da neko nalogo morajo izvesti, in imajo možnost videti, kam sodijo njihove naloge v celotnem procesu ali projektu. Orodje ne sme obremenjevati udeležencev, kar pomeni, da mora biti intuitivno in hkrati omogočati prilagodljivost in določene avtomatizme. Tako je na primer zelo koristno samodejno beleženje časa za opravljanje določene naloge.

Takšno funkcionalnost, ki uporabnike razbremeni ročnega vpisovanja porabljenega časa, pa na trgu programske opreme za vodenje projektov le redko srečamo.

Podobno je z integracijo obstoječega odjemalca elektronske pošte. Ker se s strankami pogosto komunicira tudi po elektronski pošti, je za zaposlene koristno, da lahko kreirajo novo nalogo neposredno iz e-sporočila. Poleg podrobnih pregledov o izvajanju nalog (katero nalogo v nekem trenutku opravlja določen uporabnik, pregledi nalog posameznih projektov, pregledi nalog določenega uporabnika itn.) sta za vodstvo pomembni tudi poslovna inteligenca in vizualizacija ključnih kazalnikov uspeha (prikaz razmerja med številom napak in tipom nalog, pregled opravljenih efektivnih ur zaposlenih, pregled posameznih projektov ali nalog itn.).

Pri vpeljavi novega orodja se boste vsekakor srečali s standardno krivuljo učenja, torej zaposleni bodo ob vpeljavi morda za določene naloge porabili celo več časa, po določenem času uporabe pa bo njihova učinkovitost večja, prav tako bo novo, kakovostno orodje prineslo obilo koristi in olajšav z vidika vodenja.

Namesto številnih orodij boste tako uporabili eno, skupno orodje, ki bo vsem sodelujočim v procesu olajšalo delo, prihranilo čas in povečalo nadzor nad celotnim procesom.

PIŠE: Metka Zemljič, univ. dipl. medij. kom., BuyITC d. o. o.